为加强电子公文交换系统的使用与管理，落实《深圳市人民政府办公厅公文处理实施细则》的有关要求，现就电子公文交换系统使用与管理的有关问题通知如下：

    一、自2006年1月1日起，各单位向市政府、市政府办公厅报送公文（密级文件及专业图等暂不适合电子化传送的公文除外）必须通过电子公文交换系统报送；市政府办公厅有关会议通知、会议纪要也通过电子公文交换系统发送。

    二、各单位必须指定专人负责电子公文收发，并于2005年12月28日前在系统中登记联系手机号码，开通短信接收服务。负责该项工作的人员，每工作日应主动上网检查文件至少3次；接到电话或手机短信通知，应立即上机签收并作相应处理。

    三、各单位在收到电子公文时，应对公文的完整性和体例格式等按要求进行核对，发现问题应立即报告发文单位。

    四、电子公文收发服务器必须保证每天24小时开机并保持在线。全市统一配置的有关设备自各单位签收之日起，已经作为固定资产转移到各单位，各单位要把该设备纳入本单位的固定资产管理，并指定专人负责技术保障工作。

    五、各单位要加强对电子公文收发工作人员以及维护人员的管理，并落实责任制。市政府办公厅将不定期对各单位电子公文收发等情况进行检查，并建立通报制度。对维护保障不力、不按要求进行电子公文收发而贻误工作、造成损失的，由市监察局根据行政过错责任追究制度及其它有关规定，追究相关人员的责任。

    六、电子公文交换系统主干网络日常维护工作由市科技信息局信息网络中心负责（服务热线：82104771），客户端软件维护工作由市政府机关政务信息化办公室负责（服务热线：82108341，机关内网电子邮箱：dzgwjh@shenzhen.gov.cn）。